Sistem Rekrutmen Di Perusahaan

Latar Belakang

1. Dalam upaya untuk pencapaian tujuan perusahaan dalam bidang usaha yang dijalankan, perusahaan perlu dukungan yang optimal dari sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dibidangnya.
2. Berkaitan dengan hal tersebut perusahaan secara intensif menjalankan usaha-usaha yang efektif dan tepat untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan system rekrutmen dan seleksi yang tepat.
3. Pada dasarnya pengadaan sumber daya manusia yang kompeten merupakan tanggungjawab bersama seluruh fungsi yang ada dalam struktur organisasi sesuai dengan keterlibatan setiap fungsi dalam proses rekrutmen, dan bukan hanya menjadi tanggungjawab Recruitment semata-mata.
4. Di dalam proses pengadaan Karyawan, Perusahaan memberikan kesempatan kerja yang sama bagi semua Warga Negara Indonesia tanpa membedakan suku, asal keturunan, jenis kelamin, kepercayaan dan lain sebagainya dari calon Karyawan.
5. Perusahaan mengutamakan bahwa calon Karyawan harus memiliki nilai-nilai budaya yang sesuai dengan nilai-nilai budaya perusahaan, setiap calon Karyawan harus lulus seleksi berdasarkan ketentuan Perusahaan yang berlaku.
6. Penerimaan Karyawan dilakukan secara jujur dan adil serta berorientasi untuk kepentingan Perusahaan semata-mata.
7. Penerimaan Karyawan disesuaikan dengan kondisi setempat, uraian tugas dan tanggungjawab masing-masing, jabatan serta tuntutan khusus perusahaan.
8. Setiap lamaran akan diperlakukan secara rahasia.
9. Pada dasarnya Perusahaan tidak menerima pelamar yang telah berusia 45 tahun ke atas.
10. Penerimaan Karyawan dilakukan untuk salah satu dari dua status keKaryawanan, yaitu : 

• Karyawan Tetap: Karyawan dengan status ini direkrut untuk posisi-posisi pekerjaan yang berlangsung terus menerus tanpa ada jangka waktu tertentu. Karyawan status ini wajib menjalani masa percobaan selama minimal 3 (tiga) bulan. Selama masa percobaan Perusahaan akan membuktikan Karyawan kinerja seperti yang diharapkan atau tidak.
• Karyawan untuk Waktu Tertentu; Karyawan dengan status ini terikat dengan status Kontrak untuk jenis-jenis pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Kontrak Karyawan yang sudah selesai satu masa jangka waktu kontraknya dapat di perpanjang selama diperlukan oleh Perusahaan dan Karyawan yang bersangkutan menunjukkan kinerja sesuai dengan yang diharapkan.

Perencanaan & Dasar Pengadaan Karyawan  

1. Pengadaan Karyawan di Perusahaan dilakukan atas dasar :

• Kepadatan kerja yang dialami oleh suatu unit kerja karena pertambahan volume atau beban pekerjaan yang harus ditangani untuk menghindari terjadinya faktor kelelahan yang berlebihan dari tenaga kerja yang ada atau mengurangi biaya operasional (overtime).
• Perluasan organisasi usaha seperti pembukaan Kantor Cabang baru, pembentukan unit kerja baru, perluasan/pengembangan unit kerja serta bertambahnya volume/pangsa pasar/produk yang dikembangkan Perusahaan.
• Pergantian Karyawan yang mengundurkan diri / mutasi / promosi / pensiun. Pengadaan Karyawan dari luar untuk menggantikan Karyawan yang mengundurkan diri / mutasi / promosi / pensiun, dapat dilakukan apabila tugas/jabatan Karyawan tersebut tidak dapat digantikan oleh Karyawan dari unit kerja yang ada dalam Perusahaan.

Pengadaan dan penambahan Karyawan dalam setiap unit organisasi harus dilakukan dengan perencanaan yang matang untuk tetap menciptakan kondisi yang kondusif dalam lingkungan kerja serta mempertahankan tingkat produktifitas yang optimal dari seluruh Sumber Daya Manusia yang berada di dalamnya. Oleh sebab itu pemenuhan kebutuhan Karyawan harus didasarkan pada :

• Rencana Kebutuhan Karyawan Tahunan (RKKT), yang berisi rencana kebutuhan Karyawan dalam jangka waktu satu tahun secara lengkap dan mendetail mengenai spesifikai kebutuhan SDM meliputi: Jumlah kebutuhan dan Rencana penempatan.
• Spesifikasi pengetahuan, ketrampilan dan spesifikasi lain yang membantu proses pemenuhan kebutuhan.

RKKT hanya dibuat dalam tingkat Unit Organisasi yaitu Direktorat. Seluruh kebutuhan Karyawan untuk unit kerja yang berada di bawah Direktorat akan dikompilasi oleh Direktorat bersangkutan.

Rencana kebutuhan Karyawan harus diajukan secara formal dan tertulis didalam Formulir RKKT kepada Direktur yang membawahi Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) paling lambat pada bulan Desember setiap tahunnya.

Pengadaan dan Penambahan Karyawan diluar RKKT :

• Setiap penambahan dan kebutuhan Karyawan yang mengubah isi RKKT harus diberitahukan secara tertulis melalui Memo Dinas ke Direktur Finance dengan menjelaskan alasan penambahan atau pengurangan.
• Penambahan atau pengurangan RKKT baru dijadikan sebagai dasar dalam melakukan pemenuhan kebutuhan Karyawan bila sudah disetujui oleh Direksi.

Cara Memperoleh Calon Karyawan :

• Pelamar perseorangan yang langsung mendatangi (walk-in applicant) dan atau mengirim surat lamaran kepada Perusahaan.
• Referensi Karyawan Perusahaan atau Group Perusahaan.
• Promosi dan atau bekerjasama dengan berbagai Lembaga Pendidikan yang sudah teruji mutu lulusannya. Cara ini ditempuh selain untuk mencari SDM dengan tingkat kualifikasi tertentu secara spesifik juga sekaligus sebagai salah satu cara untuk memperkenalkan dan meningkatkan citra perusahaan di masyarakat.

 Sumber & Cara Pengadaaan SDM

1. Iklan untuk mendapatkan calon Karyawan dari berbagai jenis ataupun golongan pekerjaan, dan untuk memperkaya data.
2. Promosi melalui pemasangan iklan di media massa atau mengikuti kegiatan promosi tertentu.
3. Setiap usaha pemenuhan Karyawan yang dilakukan dengan cara promosi baik melalui dunia pendidikan ataupun media massa harus dilakukan berdasarkan Divisi SDMsebagai organisasi yang menjalankan fungsi rekrutmen dan seleksi.

Prosedur Seleksi Karyawan

1.    Seleksi Tahap I (Seleksi Administratif)

• Setiap berkas lamaran yang masuk ke Perusahaan akan dimasukkan ke dalam data base applicant sebagai Bank Data. Bank Data digunakan secara optimal untuk: a) Memberikan pelayanan kepada user yang membutuhkan informasi mengenai pelamar yang sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan; b) Menghindari terjadinya pemrosesan terhadap pelamar yang sama dalam rentang waktu satu tahun; dan c) Mempercepat pemrosesan Karyawan yang dibutuhkan secara mendadak / emergency.
• Surat lamaran yang masuk ke Perusahaan akan dilakukan seleksi secara standar prosedur, yaitu antara lain dengan memperhatikan: a)  Tingkat Pendidikan; b)  Usia.
• Riwayat pengalaman kerja sebelumnya:  Referensi.
• Seleksi administratif dilakukan oleh Divisi SDM dan User. Selain pertimbangan untuk menciptakan proses seleksi yang efektif dan bersifat fleksibel, seleksi administratif yang melibatkan User juga dilandasi atas dasar bahwa User adalah pihak yang lebih mengerti tentang spesifikasi Karyawan yang dibutuhkan oleh unit kerjanya.
• Pelamar yang memenuhi persyaratan untuk disertakan dalam tes seleksi selanjutnya akan diberi kabar melalui surat panggilan tes atau dihubungi melalui telpon untuk datang ke Kantor.
• Pelamar yang memenuhi kriteria dan dipanggil ke Kantor harus mengisi Formulir Lamaran Pekerjaan yang ada di Divisi SDM. Dengan menggunakan formulir tersebut yang digabungkan dengan Surat Lamaran Kerja, diharapkan dapat diperoleh informasi yang lebih lengkap mengenai diri pelamar dalam bentuk (format) yang standar.
• Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan yang ada dalam formulir tersebut, informasi dasar dapat tersusun secara kronologis dan sistematis sehingga memudahkan penggalian informasi lebih lanjut. Informasi yang ada dalam formulir lamaran kerja ini, diharapkan dapat: a)  Membantu memberikan informasi awal dalam wawancara; b) Menilai pengetahuan pelamar; c) Menggali ekspektasi/harapan pelamar; dan d) Menilai minat dan kesungguhan pelamar.
• Pada saat pelamar mengisi formulir, apabila dibutuhkan User dapat membuat janji saat itu juga untuk melakukan wawancara awal. Tujuan yang ingin dicapai dalam wawancara pendahuluan ini adalah untuk mengenal pelamar lebih dini meliputi sikap, penampilan, sopan santun dan hal-hal yang tampak lainnya. 

Pada tahap ini seorang pelamar yang telah mengisi formulir dapat tidak diproses lebih lanjut. Proses wawancara awal ini dapat dilakukan dan dapat pula tidak dilakukan.

 

2.    Seleksi Tahap 2 (Tes Tertulis)

• Tes Tertulis. Merupakan alat bantu seleksi yang digunakan untuk membantu peramalan terhadap kualifikasi dan potensi keberhasilan seorang pelamar. Tes Tertulis merupakan suatu pengukuran yang obyektif dan terstandarisasi, yang digunakan untuk mengetahui karakteristik seseorang seperti bakat, minat, kemampuan dan kepribadian secara individu.
• Tes tertulis wajib dilaksanakan bagi calon Karyawan Perusahaan yang memenuhi kriteria. Penekanan materi tes tertulis dibedakan berdasarkan Level Junior Staff, Staff, Senior Staff dan Eksekutif.
• Hasil tes tertulis paling lambat akan dapat diketahui 5 (lima) hari kerja setelah pelaksanaan. 

Berdasarkan hasil tes tertulis, Divisi SDM akan melakukan kompilasi data terhadap pelamar yang lulus seleksi dan menghubungi User. Kemudian diteruskan wawancara dengan User / Unit Kerja yang membutuhkan.

 

3.    Seleksi Tahap 3 (Wawancara)

• Wawancara merupakan aktivitas yang dilakukan untuk mendapatkan berbagai informasi dari pelamar sesuai dengan yang dibutuhkan pewawancara.
• Untuk mengetahui apakah seorang pelamar sesuai dengan jabatan yang akan diisi, seorang pewawancara perlu menggali berbagai area kehidupan dari pelamar yang bersangkutan. Informasi yang diperoleh kemudian dibandingkan satu sama lain dan dicocokkan dengan kriteria khusus (man’s spec) untuk jabatan tersebut.
• Tahap wawancara dibagi menjadi dua bagian yaitu Wawancara dengan User dan Wawancara dengan Divisi SDM. Secara prosedur tidak ditetapkan secara baku mengenai proses mana yang harus terlebih dahulu dijalankan, tetapi secara prinsip, kedua prosedur ini harus dijalankan.
• Wawancara dengan User ditekankan pada penggalian informasi yang bersifat teknis, dimana diharapkan dalam proses tersebut akan didapatkan seluruh informasi mengenai tingkat pengetahuan dan kedalaman ketrampilan pelamar di bidang tertentu sehingga secara teknis dapat diputuskan layak tidaknya pelamar yang bersangkutan menduduki posisi tertentu di dalam perusahaan.
• Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan secara mendalam oleh User serta berdasarkan informasi sekunder yang tertera dalam Formulir Lamaran Pekerjaan, seorang User dapat melakukan analisa sederhana serta memberikan rekomendasi atas hasil wawancara tersebut..
• Diharapkan paling lambat dalam jangka waktu 5 (lima) hari kerja hasil dari Wawancara User telah didapatkan, sehingga Divisi SDM dapat dengan segera membuatkan jadwal dan melakukan wawancara SDM secepatnya.
• Wawancara SDM ditekankan pada penggalian informasi yang bersifat non teknis antara lain aspek kepribadian dan motivasi kerja yang dapat mendukung atau menghambat ketrampilan teknis yang dibutuhkan oleh pelamar yang bersangkutan dalam menjalankan tugas-tugas pada posisinya.

 4.    Seleksi Tahap 4 (Wawancara Akhir)

• Proses akhir seleksi Karyawan bertujuan untuk mendapatkan kesesuaian antara aspirasi calon Karyawan dan hal-hal yang diharapkan oleh Perusahaan.
• Dalam wawancara akhir ini dilakukan negosiasi mengenai kompensasi yang akan diterima baik dalam bentuk materi maupun non materi yang merupakan standar perusahaan.

Keputusan Penerimaan Karyawan

1. Apabila pelamar bersangkutan sepakat dan menyetujui hak dan kewajibannya yang ditawarkan perusahaan maka, Divisi SDM akan membuatkan Surat Penawaran (Offering Letter) yang akan ditandatangani oleh Direksi sebagai persetujuan.
2. Sebagai suatu bukti ikatan kerja secara hukum antara Karyawan dengan perusahaan, maka hubungan kerja yang terjalin ditandai dengan suatu surat konfirmasi kerja yang disebut sebagai Offering Letter. Beberapa pernyataan penting dalam Offering Letter antara lain menggaris bawahi hak dan kewajiban Karyawan terhadap perusahaan dan Hak perusahaan terhadap Karyawan selama hubungan kerja berlangsung, tanggungjawab utama Karyawan dan ketentuan lain yang dibutuhkan.
3. Offering Letter dibuat dalam rangkap dua (asli dan salinan) yang harus ditanda tangani oleh Karyawan yang bersangkutan sebagai bukti persetujuan terhadap seluruh pernyataan yang terdapat di dalamnya. Satu berkas disimpan oleh Karyawan yang bersangkutan dan satu berkas lainnya diarsip oleh Divisi SDM dalam Personal File
4. Penandatanganan Offering Letter harus dilakukan di ruangan tertutup untuk menjaga aspek kerahasiaan dan kenyamanan calon Karyawan untuk membaca dan mempelajari pasal demi pasal yang tertulis di dalamnya. Karena bukan tidak mungkin terdapat pertanyaan-pertanyaan yang bersifat rahasia yang ingin ditanyakan oleh calon Karyawan baik dengan tujuan mengklarifikasi ataupun ketidak setujuannya.
5. Setelah calon Karyawan menyetujui seluruh pasal yang ada, calon Karyawan yang bersangkutan harus membubuhkan tanda tangan.

Konfirmasi Kerja

1. Selain Offering Letter, Karyawan yang baru saja bergabung harus membaca, mempelajari dan menandatangani surat pernyataan.
2. Setelah penandatanganan berkas-berkas tersebut, yang bersangkutan telah secara resmi menjadi Karyawan perusahaan sejak tanggal efektif masuk perusahaan. Pada sat itu harus benar-benar dipastikan bahwa yang bersangkutan tidak terikat secara hukum dengan perusahaan manapun.
3. Tahap ini merupakan tahap terakhir yang harus ditempuh oleh seorang calon Karyawan di perusahaan tertentu. Secara keseluruhan, seorang calon yang telah memasuki tahap ini sudah dianggap sebagai Karyawan perusahaan tersebut karena telah menanda-tangani surat konfirmasi dan pernyataan lainnya.

Orientasi Kerja 

1.Tujuan Orientasi: Prinsip dasar dari orientasi ini adalah guna memberikan kesempatan kepada Karyawan agar lebih mengenal perusahaan tempatnya bekerja dan kesempatan untuk lebih mengenal pekerjaan yang akan dijalani. Adapun maksud dan tujuan orientasi antara lain:

• Memperkenalkan Karyawan: a) Karyawan lain yang ada dalam organisasi Perusahaan; b) Produk-produk perusahaan; c) Kebijakan-kebijakan perusahaan
• Mengarahkan Karyawan dalam melaksanakan: a) Tugas dan tanggung jawab pada posisi dan unit kerja yang bersangkutan; b) Hubungan kerja dengan unit kerja atau organisasi lain di dalam perusahaan; c) Membentuk Karyawan baru agar dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab sesuai dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan.
• Tahapan Orientasi: a) Penjelasan tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaan yang akan ditangani oleh Karyawan yang bersangkutan sesuai dengan posisinya; b) Perkenalan dengan rekan-rekan yang memiliki hubungan kerja langsung; c) Perkenalan dengan rekan-rekan kerja yang lain; d) Pengenalan dengan Sejarah, Organisasi dan Filosofi Perusahaan

2.    Area yang harus diperhatikan untuk evaluasi atau penilaian tahap orientasi.

• Administrasi meliputi kelengkapan data-data pribadi (Personal File) sepert: a) Foto copy identitas diri (KTP); b) Ijasah terakhir; c) Akte kelahiran; d) Surat Lamaran; e)  Curriculum Vitae; f)  Kartu Keluarga; g) Surat Referensi, dan lain-lain
• Prestasi Kerja yang ditunjukkan selama Masa Percobaan antara lain meliputi: a) Pengetahuan dan ketrampilan di bidang pekerjaannya; b) Ketelitian dan kerapihan dalam melaksanakan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya; c) Kecepatan dan ketepatan dalam penyelesaian tugas-tugas; d)  Produktifitas, dan lain-lain
• Sikap Kerja antara lain meliputi: a) Jujur; b) Disiplin; c) Tanggung Jawab; d) Dapat memegang rahasia; e) Kerja sama; f) Penyesuaian diri.

3.Selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari kerja sebelum berakhirnya tanggal Masa Percobaan, Atasan langsung Karyawan sudah harus menerima Formulir Evaluasi Karyawan Masa Percobaan dari Divisi SDM. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya “faktor lupa” sehingga pengangkatan Karyawan dapat dilakukan secara efektif tepat pada waktunya.

Pengangkatan Sebagai Karyawan Tetap

1. Beberapa aspek yang dinilai terhadap Karyawan selama Masa Percobaan memiliki standar tertentu sehingga Karyawan yang tidak memenuhi kriteria tidak dapat diangkat sebagai Karyawan Tetap.
2. Berdasarkan hal inilah diharapkan bahwa evaluasi dilakukan tepat waktu, karena apabila telah melewati tanggal efektif yang seharusnya maka secara peraturan ketenagakerjaan Karyawan yang bersangkutan secara otomatis telah diangkat sebagai Karyawan tetap, padahal bila dievaluasi tidak memenuhi kriteria.
3. Hasil evaluasi Karyawan dari User harus sudah masuk kebagian rekrutmen paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum tanggal Masa Percobaan berakhir. Hasil yang didapatkan dari User yang akan difollow up adalah diangkat menjadi Karyawan tetap/ tidak diangkat/ diulang masa percobaan selama 3 bulan.
4. Untuk Karyawan yang diusulkan untuk diangkat, Divisi SDM akan memberikan surat usulan ke Direksi mengenai pengangkatan tersebut. Setelah mendapatkan persetujuan, Divisi SDM akan membuatkan Surat Keputusan mengenai pengangkatan Karyawan yang bersangkutan efektif per tanggal tertentu.
5. Divisi SDM akan memberikan Surat Keputusan pengangkatan tersebut kepada Atasan Langsung Karyawan harus dalam keadaan tertutup. Kemudian Atasan langsung memberikan Surat keputusan pengangkatan kepada Karyawan yang dimaskud di dalam ruang tertutup serta menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dijalankan setelah menjadi Karyawan tetap.

Oleh: Adil Kurnia

Referensi: Berbagai sumber